Entreprise : 5 raisons d’externaliser son secrétariat

À l’heure actuelle, le télésecrétariat fait fureur dans le monde du travail. Ce service dédié à tous les professionnels des différents secteurs d’activité est une solution innovante qui présente un bon nombre d’avantages. D’ailleurs, entre gérer son secrétariat en interne ou opter pour un service de télésecrétariat, cette dernière s’avère être la meilleure alternative. Ce n’est pas pour rien que la majorité des entreprises et même certains particuliers y ont recours.

Pour être disponible en permanence

Sachant que pour une entreprise, un appel entrant peut signifier une éventuelle vente ou encore un contrat, il est important que cette dernière soit donc toujours joignable. Pour cela, la meilleure solution est d’avoir recours à un télésecrétariat. Avec ce type de service, les appels entrants de votre entreprise seront toujours reçus même en dehors de vos horaires habituels d’ouvertures.

Vous retrouverez même sur le marché des télésecrétariats proposant une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Ce service, aussi appelé permanence téléphonique d’entreprise,  permettra à vos clients de vous contacter à tout moment par l’intermédiaire des télésecrétaires. Ainsi, vous ne raterez plus aucun appel. Ce qui ne pourra qu’être bénéfique pour vos affaires.

Pour gagner en professionnalisme

Un service de secrétariat à distance met à votre disposition des personnes qui ont été préalablement formées pour exercer le métier de télésecrétaire. Elles ont donc toutes les compétences requises pour mener à bien leur mission. Qu’il s’agisse de répondre à vos appels téléphoniques, vos mails ou vos messages, ils s’assureront de bien recevoir vos clients. Ce qui vaudra une bonne réputation à votre entreprise.

En plus, ils utilisent des technologies de pointe pour assurer leur mission. Une chose est sûre, vous obtiendrez des services de qualité. Les télésecrétaires s’occuperont également de bien gérer votre agenda. Vous pourrez ainsi vous consacrer pleinement à votre cœur de métier tout en restant bien organisé.

Pour faire des économies

Avoir recours à un service de télésecrétariat vous fera faire des économies considérables. Cela est possible, car :

• Vous n’aurez plus à embaucher de secrétaires en interne. Vous serez donc dispensé du payement mensuel d’un salaire fixe et de toutes les charges sociales.
• Vous n’aurez plus à subir les conséquences du manque de personnel dû aux congés, arrêts maladie ou autres. Des télésecrétaires disponibles de suite seront mis à votre disposition.
• Vous n’aurez qu’à régler la facture qui vous sera envoyée par votre service de télésecrétariat. En général, il vous facturera en fonction du volume réel d’appel qu’il a effectué pour votre compte.
• L’ensemble du matériel nécessaire au bon fonctionnement de la collaboration avec votre service de télésecrétariat est à la charge de ce dernier.
• Vous n’aurez plus à investir dans du matériel bureautique (ordinateur, logiciel, bureaux…) pour installer des secrétaires en interne.

Pour plus de liberté

En faisant appel à un prestataire en télésecrétariat, vous aurez plus de liberté que si vous engagez du personnel en interne pour s’occuper de votre secrétariat. Vous ne serez soumis à :

• Aucune formalité administrative

L’externalisation de votre secrétariat ne vous soumettra à aucune formalité administrative. On vous proposera tout simplement un devis ou un contrat. Vous n’aurez alors qu’à l’approuver et le signer.

• Aucun engagement de durée

Déléguer votre secrétariat à un prestataire vous dispensera de tout engagement de durée. Vous pourrez faire appel à ses services à n’importe quel moment. C’est-à-dire que si vous n’avez pas besoin de ses services pendant un certain laps de temps, vous pouvez suspendre votre collaboration et reprendre lorsque vous en aurez de nouveau besoin.

Pour un meilleur suivi des tâches

Un service de secrétariat externalisé vous informera en temps et en heure des tâches effectuée pour votre compte. Ainsi, vous aurez un meilleur suivi du travail que les télésecrétaires effectuent afin de pouvoir demander des améliorations ou des adaptations si cela s’avère nécessaire.